Отчет о проделанной работе нужно было сдать еще вчера? Дедлайны горят, но задание не готово и на половину? Постоянные опоздания на работу? И все это про ваших сотрудников? Если вам это знакомо – тогда самое время научить свой штат правильно распоряжаться временем, чтобы не прибегать к штрафным санкциям.
С такими “вечно опаздывающими” сотрудниками можно поступить по-разному: можно просто уволить, создать систему штрафов или постоянно делать замечания, что, скорее всего приведет к их увольнению по собственному. А можно научить их базовым основам тайм-менеджмента, что будет выгодно как им, так и вам, как управленцу.
Я выделяю 4 основных блока, на которые нужно обратить внимание при работе с непунктуальными сотрудниками:
- постановка целей;
- определение приоритетных задач;
- знание инструментов планирования;
- наработка привычек.
Ставим цели правильно
Начну сразу с примера. Изучить деловой английский к 1 июня для свободного общения на бизнес-встречах и ведения деловой документации – это отличная цель.
Выучить английский язык — это не цель. В чем разница, спросите вы. У каждой цели есть особые параметры: конкретность, измеримость, реальность и дата.
В первом случае цель поставлена конкретно: изучить business English. Результат имеет измеримость, то есть результат – на лицо: вы сможете свободно проводить бизнес-встречи, конференции, оформлять документацию на деловом английском языке. Цель для вас реальна, так как вы уже владеете английским языком и вам лишь нужно изучить деловую лексику. Вы установили для себя дедлайн – 1 июня.
А теперь проверьте списки целей собственные и ваших сотрудников. Все ли они соответствуют этим критериям?
Приоритеты – главные цели в списке
В очередной раз, приведу наглядный пример. Зачастую, выделять приоритеты приходится из ряда конфликтующих, то есть противоположных целей. К примеру, вы и ваши топы уже 2 года работали на развитие компании, без отпусков и часто задерживались сверх нормы, так как в приоритете было разработать, вывести на рынок и продвинуть новый продукт. Однако человеческие ресурсы не безграничны и усталость берет свое. Так вот, все идет по плану – продукт выведен на рынок и нужно еще чуть-чуть поднажать, чтобы получить несколько “заветных” контрактов. Что вы сделаете? Продолжите не высыпаться, уставать, глуша в себе накопившийся стресс и раздражение или пойдете в отпуск на пару недель и с новыми силами приступите к делам?
Что мы чаще всего говорим себе в такой ситуации? Еще чуть-чуть, сейчас доделаю, а потом отдохну. А теперь вспомните, сколько раз после таких обещаний вы действительно отдыхали, а не продолжали в том же ритме, давая себе новые клятвы?
Сравните, сколько времени займут дела при тех силах, которыми вы обладаете сейчас, и тех, которые появятся после отпуска. Результат очевиден! Отдохнув две недели, вы сможете делать работу на 30% быстрее. А теперь задумайтесь: были бы вообще достигнуты цели года, если бы отпуска не было? Да, такая вероятность, конечно, есть. Только очень маленькая.
Инструменты планирования: как выбрать подходящие?
Исходя из сроков выполнения поставленных задач стоит выбирать инструменты планирования. В первую очередь стоит обзавестись привычкой планировать свой день. Многие не знают, как правильно распланировать свой день, чтобы все успеть. Я советую брать во внимания 3 основных критерия:
- планируйте 60% дня, а 40% оставляйте на непредвиденные и срочные дела;
- записывайте задачи, формулируя «на результат»: сделать, прочитать, сдать и т. д.;
- на все важные дела устанавливайте примерный норматив выполнения — 20 минут, 1 час, 4 часа. Короткие задачи планировать не нужно.
Попробуйте, и уже через неделю результаты не заставят себя ждать. Постепенно начнут нарабатываться навыки, а потом и привычки.
Привычки — конечный этап становления эффективного тайм-менеджмента
После того, как вы начнете планировать, уже через неделю ваши результаты станут видны вам, вашим коллегам и подчиненным. Вы станете успевать выполнять задачи в поставленные сроки, а эффективность будет повышаться с каждым днем.
Достигнуть такого уровня можно постоянной работой над собой или четким контролем со стороны руководителя. Успех в том, что изо дня в день операции по наработке навыков повторяются и тем самым укладываются в подсознании. Важна стабильность повтора действий.
Работайте со временем легко и умело. Правильно ставьте цели, умело выделяйте приоритеты, применяйте подходящие инструменты планирования и тем самым нарабатывайте привычки. Успехов вам и вашим подчиненным!