Пандемия коронавируса буквально переселила офисных работников домой. Так было и в моей компании. Когда все началось, первое, о чем я подумала – это коммуникация. Позаботившись о каналах связи, у меня получилось быстро и эффективно перевести команду на удаленку. Это, кстати, заняло у меня неделю.
Вынужденная изоляция привела к взрывному росту использования всевозможных мессенджеров и платформ для видеосвязи. Число пользователей быстро набирающего популярность Zoom выросло с примерно 10 млн в день до 200 млн, в сети появились рекомендации по этикету делового общения в мессенджерах и советы, как лучше выглядеть при звонке по Skype.
Однако те, кто раньше никогда не пользовался мессенджерами и другими каналами онлайн-связи, столкнулись с неопределенностью, ведь выбор большой, а назначения у каждой программы разные. Первое, что нужно понимать, переводя офис на удаленку, так это то, что каждого мессенджера своя специализация: вы ведь вряд ли подумаете о проведении конфенец-колла в Instagram, а для общения с клиентами люксового бренда одежды – о реанимируемом ICQ?
В бизнесе мессенджеры наиболее востребованы для повседневного общения внутри команды, видеоконференций и интегрированных коммуникаций с клиентами. Из-за частых путешествий, работа с командой в удаленном формате стала для меня привычным делом. Именно поэтому, нагрянувший коронавирусный карантин не застал меня и мою команду врасплох. За годы управления своей компанией, я протестировала большинство подобных инструментов. Расскажу о плюсах и минусах наиболее популярных из них.
Повседневное общение сотрудников – Slack
Slack – первый на рынке мессенджер, который был изначально запущен как инструмент для бизнеса. Сервис вышел на рынок летом 2013 года, и уже в прошлом году им пользовались более 12 млн человек.
Преимущества: Slack поддерживает интеграцию с почти 100 сторонними сервисами, такими как Dropbox, Google Drive, GitHub, Google Docs, Google Hangouts, Twitter, Trello и другими. У него есть собственный готовый бот Slackbot, который позволяет автоматизировать рутинные операции при общении между сотрудниками, например, написав в чат короткую команду, можно получить все сообщения, связанные с конкретной задачей. Также у Slack есть API который позволяет компаниям писать собственных ботов, в том числе и для автоматизации общения с клиентами. При этом количество пользователей никак не ограничивается. По этому показателю Slack можно было бы рекомендовать компании любого размера и сферы деятельности, но подойдет он, пожалуй, лишь тем, для кого не критична «история вопроса». На мой взгляд, идеальным здесь будет количество 30-100 человек персонала.
Недостатки: у Slack есть бесплатная версия, позволяющая осуществлять поиск в архиве до 10 000 сообщений. Однако, чтобы получить полный функционал, нужно уже будет заплатить от $6,67 до $12,5 за одного пользователя в месяц, а это уже, как говорится, другая история. Также Slack не дает компании использовать собственный хостинг, что может быть проблемой, если в мессенджере идет работа с персональными данными, или передается какая-то критическая информация.
Видеоконференции – Skype и Zoom
Долгие годы безусловным лидером в этом сегменте был Skype. Именно поэтому компания была приобретена в 2011 году Microsoft за $8,5 млрд. Сейчас уже мало кто помнит, что Skype начинал как более дешевый аналог телефонной связи, а также активно использовался по всему миру как мессенджер, но сейчас им пользуются по большей части для видеозвонков. Серьезную конкуренцию Skype в корпоративном сегменте может составить более молодой конкурент Zoom, но, как это часто бывает, для него неожиданная популярность обернулась проблемами. В Zoom нашли несколько серьезных уязвимостей и говорить об этом сервисе как лучшем решении для видеоконференций можно будет только после того, как эти проблемы будут решены.
Преимущества: Skype достаточно хорошо защищен от хакерских атак, по крайней мере, крупных скандалов с его “участием” за последнее время не было. Так как сервис принадлежит Microsoft, он прекрасно интегрирован со всеми принадлежащими этой компании инструментами, в первую очередь, с MS Office. Также пользователям сервиса предоставляется облачное хранилище размером до 1 терабайта. В большинстве случаев использование Skype позволяет полностью обеспечить потребности в коммуникациях небольших компаний (до 30 человек), но все же чаще всего когда это команда сотрудников, почти не общающихся с внешним миром.
Недостатки: главный минус Skype – высокие требования к мощности компьютера и каналам связи. При использовании бюджетных ноутбуков Skype может существенно нагрузить систему, а прерывающееся и “тормозящее” видео стало почти визитной карточкой компании, хотя такие же проблемы часто возникают и при использовании других сервисов.
Комплексная коммуникация – Mango Talker
Теперь рассмотрим вариант когда более крупной компании при переходе на удаленную работу нужно обеспечить постоянные коммуникации и с сотрудниками, и с клиентами. И что делать, если каждый из них привык общаться в своем мессенджере? Попробуйте, например, выпустить новую страницу на сайте, если ваши копирайтеры пользуются Whatsapp, а дизайнеры “сидят” в FB? Искать их мобильные? В офисе вы бы просто набрали внутренний номер. Оказывается, из дома так тоже можно, если корпоративный мессенджер — часть офисной АТС, как у “бизнес-коммуникатора” Mango Talker.
Преимущества: после инсталляции корпоративного Mango Talker (есть мобильная и настольная версия) у вас на смартфоне или на компьютере заработают все короткие внутренние номера офисных телефонов. Записная книжка загрузится из “облака” — и все сотрудники снова у вас на “быстром наборе”. Есть и чаты — тет-а-тет и групповые, и другие функции виртуальной АТС (в данном случае — Mango Office), например, конференц-коллы, видеоконференции. Дозвониться вам по рабочему номеру теперь смогут и клиенты. И не только дозвониться – с сообщениями Mango Talker работает в мультиканальном режиме, каждый клиент, как и прежде, будет общаться с вами в своем любимом мессенджере. А вы через Mango Talker сможете вести переписку сразу со всеми, контролируя одновременно несколько мессенджеров и соцсетей, через которые принимаются заказы или обращения.
Недостатки: Mango Talker доступен только клиентам сервиса виртуальной АТС «Манго Телеком» (при этом “бизнес-коммуникатор” включен даже в базовый, минимальный по стоимости пакет услуг), но бесплатных, аналогичных по функционалу решений на рынке пока не появлялось.
Резюмируя вышесказанное, работа на удаленке – это не про хайп, а про удобство и эффективность используемых инструментов. Выстраивая удаленную работу команды, вы должны продумать все до мелочей – какова скорость связи, какие ПК и смартфоны у ваших сотрудников и годятся ли им, подложенные вами сервисы. Возможно, вы наладите коммуникацию на столько хорошо, что вам даже не захочется возвращаться в докарантинный офф-лайн формат.