Шла пятая неделя карантина… Пустые улицы, офисы, редкие покупатели в магазинах. Производство остановилось, но не все так ужасно, как может показаться на первый взгляд. Большинство предприятий уже давно перевели свои офисы в удаленный режим. Сегодня, для тех кто до сих пор этого не сделал или не знает как, я расскажу, на что обратить внимание, переводя сотрудников на удаленку
Эпидемия коронавируса заставила украинские компании срочно учиться работать в дистанционном формате. Топы переводят ежедневные стандартные совещания в конференции по скайпу и мессенджеры. Программы часто дают сбои, сотрудники вынуждены одновременно следить за почтой, чатами во всех мессенджерах и отслеживать пропущенные звонки. Паника в воздухе становиться практически осязаемой, а топ-менеджеры перестают видеть общую картину.
Как избежать хаоса, спросите вы? Отложите панику и воспользуйтесь моими рекомендациями. Используйте этот список как чек-лист и проверьте, все ли вы сделали для того, чтобы переход к дистанционному формату прошел гладко.
1. Документы должны содержаться в порядке
Удаленка – это новый формат для сотрудников, и он не равен отпуску! (как многие считают) Поэтому мой совет №1 – закрепите новые трудовые отношения с работниками документально. Если ваши сотрудники оформлены в штат, у вас есть два варианта: либо подписать дополнительное соглашение к основному договору о переводе на дистанционный формат работы; либо заключить новый трудовой договор, предусматривающий дистанционный формат работы. Это поможет избежать недопонимания между вами и предупредит возникновение разногласий. Кроме того, обязательно пропишите в договоре трудовые часы, обязанности и программы для выполнения поставленных задач!
2. IT-ресурсы в помощь
Какими программами вы пользуетесь внутри компании? Они доступны онлайн с любой точки мира или только внутри офиса? При наличии ERP-системы перевод сотрудников на удаленную работу будет простым. Если таковой нет – стоит немедленно ей обзавестись. Сделайте внутренние ресурсы доступными для ключевых сотрудников. Поручите своему IT-отделу разобраться с этой проблемой и предоставить доступ всем, кому он необходим
3. Тайм-менеджмент всему голова
Проанализируйте работу ваших подчиненных и составьте подробный список работающих процессов и практик, нацеленных на получение результата. К примеру, если вы до перевода на дистанционную работу проводили брифинги каждое утро в 10:00, проводите их в это же время с помощью Skype или Zoom. Не лишайте людей привычных практик, способствующих продуктивной работе!
4. Откажитесь от 1000 и 1 мессенджера
Постоянная и бесперебойная коммуникация в режиме онлайн – залог успешного выполнения поставленных задач. Проведите соцопрос, проанализируйте, какими мессенджерами привычнее, или удобнее, или нужнее пользоваться вашим сотрудникам. Может Viber? Могут ли сотрудники пользоваться чатами в CRM-системе? Важно, чтобы люди находились в едином информационном поле. Если вы это еще не обеспечили, используйте IP-телефонию в CRM, чтобы входящие звонки переадресовывались на тех сотрудников, которые в данный момент могут ответить, и чтобы звонки можно было впоследствии прослушивать с целью контроля. Это может кому-то показаться чем-то очень сложным, но на практике это не так.
Поймите одно – чем больше мессенджеров используется в практике вашей компании – тем хуже. Обилие каналов коммуникации ведет к хаосу. Оставьте прерогативу 1000 и 1 мессенджер только для сотрудников отдела продаж. Им это нужно для общения с клиентами. Остальным – совершенно без надобности.
5. Доверяй, но проверяй
Вы когда-нибудь отслеживали работу сотрудников: количество рабочих часов, продуктивность, отчетность? Если нет – то самое время начать это делать. Если для контроля исполнения вы проводили совещания, продолжайте делать это удаленно. Постарайтесь перенести ту культуру, которая уже сложилась в вашей компании, в онлайн. Важна четкая постановка задачи и сроки ее выполнения. В этом помогут разнообразные таск-трекеры. Все ваши работники должны фиксировать «фотографию рабочего дня» — отчет, демонстрирующий, сколько времени в течение дня они занимались конкретными задачами. Причем важно, чтобы фиксация происходила в течение дня, а не в конце «на глазок».
6. Безопасность превыше всего
Использование бесплатных мессенджеров для рабочих обсуждений может быть небезопасным. Для минимизации риска взлома или утечки информации, можно воспользоваться и другими решениями. Чтобы безопасно обмениваться рабочими файлами и не слить информацию конкурентам, я рекомендую использовать облачные хранилища и настройки разных уровней доступа.
7. Не звоните другим, когда вам вздумается
Время обмена информации важно не менее способа обмена ею. Вы, как руководитель, обязаны ввести определенный регламент звонков и обмена сообщениями между вашими сотрудниками, особенно если они находятся в разных городах, странах или даже на разных континентах.
Если ваше сообщение будет слишком длинным или вы вынуждены отправить его в нерабочие часы, возможно, лучше отправить его по e-mail? Если кому-то требуется созвониться с коллегой или клиентом, я рекомендую относиться к этому так же, как к деловой встрече. Если у вас не суперсрочный вопрос или если вам требуется больше нескольких минут для разговора, согласуйте время звонка заранее. Не надо устраивать звонки, тем более коллективные, без предупреждения.